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招标采购风险防控及审计方法

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人气:-发表时间:2021-09-10 16:45【

随着经济的发展和市场的日益完善,采购方式越来越多样化,其中招标采购逐渐作为主要的采购方式之一,逐渐被证明是促进市场公平竞争、节约采购资金、提高经济效益和减少舞弊行为的有效方式之一。虽然招标采购有着公平和公开竞争的优点,但实际操作中,仍然存在许多黑幕,内部审计切不可忽视。

招标采购风险防控及审计方法


一、采购人员从业道德问题

在采购金额大、数量多、品种多的情况下,公司采购岗位往往成为高风险岗位,个别采购人员漠视国家法律法规和从业道德规范,通过暗箱操作、泄露信息、串通投标人、供应商作弊、收受贿赂等行为扰乱公司采购秩序,危害公司利益和形象。

对采购人员舞弊的审计方法有:

通过访谈采购、财务和使用部门业务相关人员,收集信息,判断采购人员是否有从业道德方面的疑点;

查阅公司的采购制度与流程,对比实际操作程序,关注是否存在少数人决策的问题,判断是否有制度上的缺陷;

访谈外部投标人、供应商,调查公司招采过程中存在的一些主要问题,了解是否有个人违规违纪问题。

二、编造各种借口规避招标

公司通过各种方式规避招标,将增加公司采购成本和经营风险,同时也可能面临行政管理部门的处罚。容易发生规避招标的标的物主要有附属项目、计划外项目、内外部矛盾较大的项目等。

对于规避招标常用的审计方法:

对照国家和地方招标投标法规和公司招投标管理指引,判断公司招投标管理制度的合理性;

通过供应商、采购合同、采购方式汇总分析公司采购情况,列出应进行招标采购而未招标的项目;

对比公司实际采购方式,对差异部分进行抽样复核,判断是否有规避招标的行为;分析确定未招标采购事项,核实是否通过流程审批,申请理由是否充分可信;分析未招标采购是否给公司带来损失。

三、招标竞争不充分

竞争不充分的风险主要体现在:中标价格较高,容易促成利益合谋、暗箱操作等。

针对竞争不充分审计方法:

分析公司招标统计表,判断招标方式是否与公司管理制度要求一致,是否存在公开招标项目改用邀请招标;

了解招标项目的行业特点,查看招标文件对于投标人的资格要求,判断是否有不合理的资格要求和限制条件,比如有地域限制、资质要求过高、特定专利技术或获奖等;

分析邀请招标的单位是否广泛,参加投标的单位实力是否比较均衡。

四、明招标、暗定标

从招标的程序过程、资料看,公司从发布招标公告、投标、开标、评标都能按照规定程序做,但其中却明显地隐藏着“明招标、暗定标”的现象。如有些发包单位不按正常规定进行招标,而是私下搞“暗箱”操作,向投标单位索要好处费、回扣等,招标过程只是走个形式,投标单位为了能够中标,则去满足招标人的各种要求甚至违纪违法要求。

明招标、暗定标的审计方法:

主要查看招投标文件、现场签到表等相关书面资料,同时将不同投标文件进行对比找出疑点。

例如:不同电话号码的联系人是否相同、授权人姓名是否错误、投标单位名称是否错误、公章是否盖错、标书排版是否相似、字体和纸张是否相似、明细报价表顺序等是否相同或相似等;

另一方面是问招标方经办人关于投标单位候选人的确定途径、标书发放形式、资质审核方式、还原招投标过程、投标人进入候选名单的途径、标书获取形式、招标方联系人、投标单位相关责任人对参加本次招标的意见,通过上述询问还原招投标过程。

五、内外勾结合谋串标

串标是招标中的一种不正当竞争行为,是指投标人、招标人与评标人之间采用不正当手段事前进行合谋,对招标投标事项进行串通,以排挤参与投标的竞争对手或损坏招标人利益的行为。

针对串标的审计方法有:

判断招投标是否充分竞争,在竞争不充分的情况下最容易形成串标;确定招投标过程是否有严格的内部和外部监督管理,判断监督管理是否有效;

审核招投标过程,确定各个环节是否严格把关,是否采取杜绝串标的措施;审核标底价编制,判断是否有故意抬高或压低价格的行为;

审核中标价,判断是否符合市场价格规律;一般在审核投标文件、过程文件过程中,发现不同投标人的投标文件异常一致或者投标报价呈规律性差异。不同投标人的投标保证金是从同一单位或者个人的账户转出;不同投标人的投标文件由同一单位或者同一个人编制或者投标的标书制作大多出自一家;不同投标人委托同一单位或者个人办理投标事宜;不同投标人的投标文件载明的项目管理成员为同一人等情形的,视为投标人相互串通投标。

六、评标方法不够科学合理

评标方法不合理主要表现有:招标文件未明确具体评标方法、开标后临时选定;评标方法随意调整,显失公平;评标方法选择不合理,如简单标的物选择综合评分法;评标方法设置不合理,如综合评分法中商务评分与技术评分占比不合理;评标方法缺乏一贯性,如同类型标的物前后招标选择不同评标方法等。

对于评标方法合理性的审计方法有:

关注公司招投标制度中对评标方法的选择是否有规定,实际招标是否严格遵守;

对比同类项目招标,判断评标标准是否统一,重点关注同一中标人的招标项目中是否采用了同一评标方法,是否存在评标倾向性;

审核招标文件是否列明详细评标方法,评标过程中是否进行了更改。

七、其他不规范招标行为

除了上述七项重点关注点外,招标采购审计还有许多风险点需要审计人员逐一核实判断。

具体表现

如:招投标过程文件缺失,造成审计难以进行准确判断;采用二次报价或者多次报价,造成公开、公平、公正性难以保证;评标记录、评标报告信息不详,评标过程是否合规难以判断;评标委员会人员构成不合规,需要回避的人员参与评标;评委未严格按照评标方法评标 ,影响评标结果;招标结果不合理,未选取对公司最有利的单位中标;

存在不相容职责未分离问题,如招标组织人员、总经理、分管副总参与评标;跟标采购不恰当,缺乏考核评审支持,不能体现市场变化;投标人采取恶意不平衡报价;招标标书收入、投标保证金未入账;招投标时间要求设定不合规,投标人准备标书时间不足。

总之,针对招标采购审计中的常用的方法是查看招投标文件、现场签到表等相关书面资料,将同一项目不同投标单位的投标文件进行对比,将不同时间或不同项目的表述进行对比,利用互联网进行各投标单位相关资料查询等等。审计人员一定要打破常规思维,多些打破沙锅问到底精神,多些换位思考从经营角度考虑的精神。

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